Wiele firm przeszło na model pracy hybrydowej i przestało przypisywać biurka konkretnym osobom. Zamiast stałych stanowisk pojawiają się biurka rotacyjne, strefy cichej pracy i sale spotkań. Taka zmiana zwykle oznacza mniej stanowisk niż wcześniej. Pytanie, co zrobić ze sprzętem, który do nich należał, wraca w działach administracji i IT coraz częściej.
Skąd bierze się nadmiarowy sprzęt?
Przy przejściu na biurka rotacyjne firma planuje stanowiska nie według liczby pracowników, ale według średniego obłożenia biura. Jeśli w danym dniu w biurze jest połowa zespołu, część stanowisk przestaje być potrzebna.
Na tych stanowiskach zostają monitory, stacje dokujące, komputery stacjonarne, telefony biurowe i drobne akcesoria. Część sprzętu da się wykorzystać ponownie. Reszta bywa przestarzała albo nie pasuje do nowego standardu wyposażenia, na przykład, gdy firma przechodzi z komputerów stacjonarnych na laptopy ze stacjami dokującymi.
Najpierw inwentaryzacja, potem decyzje
Zanim sprzęt trafi do magazynu, warto go spisać. Przy reorganizacji biura łatwo o sytuację, w której monitory i komputery lądują w pomieszczeniu technicznym „na wszelki wypadek” i zostają tam latami.
Prosty spis powinien obejmować:
- rodzaj urządzenia i jego numer inwentarzowy,
- stan techniczny,
- informację, czy na urządzeniu mogły zostać dane,
- decyzję: zostaje w użyciu, trafia do rezerwy albo jest wycofywany.
Rezerwa ma sens, ale powinna być ograniczona. Wystarczy kilka zapasowych monitorów i komputerów na wypadek awarii. Reszta sprzętu tylko zajmuje miejsce, które w biurze hybrydowym można przeznaczyć na coś innego.
Co można wykorzystać ponownie
Przed decyzją o oddaniu sprzętu warto sprawdzić, czy da się go jeszcze użyć. Monitory mogą trafić do sal spotkań albo stref pracy projektowej. Sprawne laptopy mogą posłużyć jako sprzęt zastępczy. Część firm sprzedaje lub przekazuje sprawny sprzęt dalej.
Przy ponownym wykorzystaniu lub przekazaniu urządzeń poza firmę obowiązuje ta sama zasada co przy oddaniu ich jako odpad: najpierw trzeba trwale usunąć z nich dane.
Dane na sprzęcie z biurek rotacyjnych
Sprzęt ze stałych stanowisk przez lata należał do konkretnych osób. Na dyskach komputerów stacjonarnych mogą zostać lokalne kopie dokumentów, zapisane hasła w przeglądarkach czy archiwa poczty. Telefony biurowe przechowują historię połączeń i kontakty.
Przy przejściu na biurka rotacyjne ten sprzęt często trafia do magazynu w pośpiechu, razem z innymi urządzeniami. Warto od razu oznaczyć, które urządzenia wymagają usunięcia danych, a które ich nie przechowują, na przykład monitory czy klawiatury. Taki podział oszczędza pracę działu IT i zmniejsza ryzyko, że któryś dysk zostanie pominięty.
Sprzęt, którego nie da się wykorzystać
Urządzenia przestarzałe, uszkodzone albo po prostu niepotrzebne stają się elektroodpadami. Nie można ich wyrzucić z odpadami komunalnymi ani oddać przypadkowej osobie. Muszą trafić do podmiotu uprawnionego do odbioru, a firma przekazująca potwierdza to Kartą Przekazania Odpadu w systemie BDO.
W dużych miastach działają wyspecjalizowane firmy, które organizują wywóz elektrośmieci z firmy w ramach jednego zgłoszenia. Na przykład wywóz elektrośmieci z firmy w Warszawie i Lublinie realizuje Odbioryfirmowe.pl. Odbiór jest bezpłatny, gdy łączna masa sprzętu wynosi co najmniej 300 kg, z wyłączeniem tonerów i świetlówek, które wycenia się osobno.
Jak zebrać wystarczającą ilość sprzętu?
Przy reorganizacji biura często pojawia się pytanie, czy oddać sprzęt od razu, czy poczekać na kolejną partię. Odpowiedź zależy od ilości urządzeń i miejsca, jakim firma dysponuje.
Przy kilkunastu stanowiskach komputerowych masa sprzętu szybko rośnie, zwłaszcza gdy w zgłoszeniu są też drukarki, serwery czy stare monitory. Jeśli trudno to ocenić, pomoże zestawienie pokazujące, ile waży sprzęt przekazywany do odbioru, z orientacyjnymi wagami najpopularniejszych urządzeń.
Harmonogram porządków po zmianie układu biura
Porządkowanie sprzętu najlepiej rozłożyć na kilka etapów, zamiast robić wszystko w jednym tygodniu.
- Przed zmianą układu. Spis sprzętu na wszystkich stanowiskach i decyzja, ile stanowisk zostaje.
- W trakcie zmiany. Przeniesienie sprzętu, który zostaje w użyciu, i odłożenie rezerwy w jedno, opisane miejsce.
- Kilka dni po zmianie. Sprawdzenie, czy nowy układ działa i czy rezerwa nie jest za duża.
- Po weryfikacji. Usunięcie danych, protokoły likwidacji i zgłoszenie odbioru elektroodpadów.
Krótka przerwa między zmianą układu a oddaniem sprzętu ma sens. Pozwala sprawdzić, czy w nowym układzie czegoś nie brakuje, zanim sprzęt opuści firmę.
Kto w firmie powinien się tym zająć?
W biurze hybrydowym odpowiedzialność za sprzęt bywa rozmyta. IT odpowiada za urządzenia, administracja za przestrzeń, a księgowość za ewidencję środków trwałych. Bez wyznaczenia jednej osoby koordynującej sprzęt potrafi miesiącami czekać na decyzję.
Dobrze sprawdza się prosty podział:
- IT ocenia stan sprzętu i usuwa dane z nośników,
- księgowość przygotowuje protokoły likwidacji dla środków trwałych,
- administracja lub facility manager zgłasza odbiór, ustala termin i organizuje miejsce załadunku.
Przy większej ilości sprzętu warto też zaplanować pomoc pracowników przy załadunku w dniu odbioru.
Biuro hybrydowe bez zbędnego sprzętu
Przejście na pracę hybrydową to dobry moment, żeby uporządkować wyposażenie biura. Kluczowe jest spisanie sprzętu, rozdzielenie go na urządzenia do ponownego użycia, rezerwę i elektroodpady oraz wyznaczenie osoby, która doprowadzi sprawę do końca. Dzięki temu zwolniona przestrzeń faktycznie służy pracownikom, a firma ma dokumenty potwierdzające legalne przekazanie zużytego sprzętu.
